情報共有はチャットアプリなどのツールを活用する

効率的な行動を考える

男性

情報の伝達

今と昔で比べると、情報共有が実にやりやすい時代になりました。昔は情報共有はメモや伝言などでしたが、現在はパソコンやスマホのお陰で非常に使いやすくなっています。例えばボイスチャットです。以前なら支社と会話をする際には職員を呼び寄せて会議をするくらいしかありませんでしたが、現在ではネット回線とテレビを繋げば、それぞれの社内で会議をすることができます。スムーズな情報伝達が叶うでしょう。

文章化することで伝達ミスが減った

他にもチャットアプリなどのツールで伝達ミスが減ったというのも、昔にはなかったメリットです。以前は伝達の際に解釈の違いなどから情報共有が上手く行なえず、二度手間になるということもありました。現在はチャットアプリで簡単に情報共有ができ、文章で情報が残せるので伝達ミスも発生しにくくなっています。

スマホを活用して常に共有を

こうしたチャットアプリによって情報の共有がしやすくなったことで、移動中、あるいは自宅などで待機しているときでも素早く情報共有が行なわれやすくなりました。スマホは他にも会議室予約システムなどを使用する際にも活用することができます。

無駄がなくなり時間に余裕ができた

こういった情報共有が便利になったことでどんなメリットが起こったか。それは、無駄な待ち時間が減り、その分余裕ができたということです。以前は情報の共有は電話や会議がほとんどでしたが、チャットアプリで素早く伝達事項を知ることができましたし、テレビ会議で出張などする必要もなくなった分、無駄な時間が消滅し、その分作業や準備に使用することが出来るようになりました。結果、時間に余裕ができ、致命的なミスというものは減りました。

情報共有アプリを使用した人の感想

何度でも読み直せる

字が汚いのでメモをとるのが非常に苦手だったのですが、チャットアプリのツールのお陰でチャットのログを読むだけで指示の内容がわかりますし、何度でも確認できるのですごく助かります。役職柄メモの内容を部下に周知しなければならないことも多かったのですが、チャットアプリのおかげで大幅に手間が省けました。

テレビ会議の導入で

会議の場所が他県にある本社のため、数日前からスケジュール調整をしなければならないのがすごく手間でした。しかし、テレビ会議導入のお陰でそういった手間が消え、わざわざ会議のために出張などということもなくなり、すごく助かりました。長時間飛行機での移動というのが結構腰やお尻にきついのでありがたかったです。

スマホのお陰で

スマホでもチャットアプリを見れるため、出先でもログを見て現状を把握できるのがすごく便利です。進捗などを確認して問題発生しても即座に指示が送れるので帰ってからてんやわんやになっていて部署内の機能が麻痺していたなんてことを防げるので余計な手間が大幅に減りました。

ここもチェック

会議

会議室予約システムの活用

テレビ会議が主流になりつつある今でも、実際に会議を行う場合は会議室が必要です。しかし、会議室の使用状況がわからないとスケジュール調整が難しくなります。会議室予約システムはそういったムダを無くし、すべてをスケジュール通りにすすめるために欠かせないツールになっています。

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